Confirmation mairie Grépiac : eau et électricité OK, toilettes possibles

Pour ceux qui ne savent pas où ca se situe : https://goo.gl/maps/rDMHCRSJoQ8aD7FH8

Bonne semaine

Lieu à définir:
Salle de l'Oustalet disponible à Venerque:
++ jardin assez grand
++préau et salle si besoin de repli (mais petite capacité env 30 à 50 personnes)
--située dans le coeur de ville donc possible gêne au bruit
Mairie de Grépiac ok pour l'île
++site agréable
++en plein air
++du passage en journée
--pas de toilettes : prévoir d'installer des toilettes sèches
--pas de repli si pluie: prévoir un barnum (demande à la CCBA en attente de réponse -Jphi) pour mettre à l'abri le matériel en cas de petites averses. Si grosse pluie annulation de l'évènement. On se donne jusqu'au mardi précédent pour maintenir en fonction de la météo
- vérifier si les branchements électriques sont possibles 
    
Au vu de ces éléments le choix se porte plutôt sur Grépiac.
    
Besoins:
- vérifier électricité
- fabriquer toilettes sèches (Renée a déjà une cabane dédiée)
- réserver barnum CCBA
- appel aux prêt de guirlandes guinguettes pour décorer et enrouleurs
        
Pour l'organisation l'utilisation du forum n'est pas simple pour tout le monde. Peut-être besoin de faire un tuto (JPhi).
Idem pour intégration d'une commission: faut-il juste se signaler dans le post dédié dans le forum?
    
Concernant le repas, les matières premières seront achetées aux producteurs.
La proposition est à affiner en commission repas.
Aujourd'hui on partirait sur un apéro commandé aux producteurs: pizzas de Camille et oie gourmande
Le plat serait accessible sur réservation (100 à 150 possibles)
Desserts partagés
    
Pour la buvette il a été évoqué l'utilisation de jetons pour éviter de manipuler de la monnaie. Vu qu'il n'y aurait qu'un stand payant sur place, la buvette, la démarche semble plus compliquée.
    
Il a aussi été acté que la fête serait ouverte à tout le monde.
Pour la communication il faudra donc être large et expliquer:
- fête ouverte aux adhérents et au public
-repas sur réservation( à préciser qui prendra en charge les réservations ?)
- buvette sur place
- possibilité d'amener son pique nique
        
Besoin de créer une commission Communication -appel aux volontaires- Dorine et Roxane se sont inscrites mais besoin de personnes supplémentaires.
    
Réunions de commissions à venir:
-5/12: commission repas à 20h30 chez Bernadette (Venerque)
- 10/01: commission animation à 20h30 chez Nathalie (Vernet)
- 10/01 ou 12/01: commission buvette (lieu et horaire à définir)
        
Besoin de créer une commission budget pour la fête -appel à volontaires- Nicole s'est inscrite mais besoin de personnes supplémentaires( un budget de 3000 € est prévu pour la fête ) 
    
Pour créer du lien entre les commissions il est proposé qu'une réunion mensuelle réunissent une personne de chaque commission à partir du 26/01 à 20h30 chez Dorine (Rte d'Auragne à Grépiac)